電話が苦手なあなたでも大丈夫！知っておきたい会社を休むときの電話のマナー
ヴィストキャリアでは、ビジネスマナーやストレスコントロールなど、就職に必要なスキルが学べる「訓練プログラム」を約60種類以上取り揃えています。
訓練プログラムは座学がメイン。
「実際の場（仕事）でできるか不安」という声をいただき、ヴィストキャリア富山中央では学んだことを実践できる訓練プログラムを新たに作りました！
働いていく中で、体調不良や家族の事情で会社を休むこともあります。
今回は利用者さんの中で「苦手…」という声が多い「電話連絡」の実践練習をしました。
仕事を休むときの電話のポイント
まずは体調不良などで仕事を休むときの電話の「ポイント３つ」をご紹介します。
ポイント①「直属の上司に連絡する」
仕事を休む電話は、直属の上司に連絡しましょう。
誰かが休むことになったときに、業務の割り振りや人員の配置を考えるのは上司の仕事だからです。
ポイント②「始業10〜15分前に連絡する」
電話をするタイミングも大切なポイントです。
電話をするのが早すぎるとオフィスに誰もいなくて休みを伝えられず、逆に始業時間を過ぎてしまうと無断欠勤の扱いになってしまいます。
始業の10〜15分前であれば出勤している人も多く、始業までに上司が業務や人員の割り振り考える時間も確保しやすいです。
ポイント③「“報告”ではなく“相談”のかたちで伝える」
お休みの連絡をするときに「本日、休ませていただきます」と決定事項のように報告されると、上司によっては「なんで勝手に決めるんだ」と悪い印象をもつ人もいるかもしれません。
お休みの連絡をするときは「本日、お休みをいただいてもよろしいでしょうか？」というように「相談」のかたちで連絡すると、上司に丁寧な印象をもってもらえます。
仕事を休むときの電話ではなにを伝えたらよい？
電話は「なにを伝えたらよいか」も悩んでしまうところ。
仕事を休むことを連絡するときに、以下の４つのことを伝えてみましょう。
① 休む期間
② 休む理由
③ 仕事の引継ぎ
④ 休んでいる間の連絡先
事前にメモでまとめておくと、電話口でも落ちついて伝えられるのでおすすめです。
たとえば自身の体調不良で休みたいとき、以下のように連絡するとよいでしょう。
お疲れ様です、（名前）です。
昨晩から熱があり体調も優れないため、
本日お休みをいただいてもよろしいでしょうか。
これから病院に行きます。
明日出勤できるか後ほどご連絡いたします。本日の業務については、△△の予定があります。
申し訳ありませんが、△△の業務をどなたかに代わってもらうことは可能でしょうか。。通院は午前中で終わる予定なので、午後からは連絡ができます。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
やってみよう電話連絡！
電話連絡をするときに気をつけたいポイントは３つあります。
① 声の大きさ、トーンに気をつける
相手が聞きやすい、声量・トーンで話しましょう。
② 内容にあった声で話す
熱があるときの連絡で、元気いっぱい・笑いながら等は不適切です。
③ 必要以上に話過ぎない
まずは伝える必要がある４つのこと（休む期間、休む理由、仕事の引継ぎ、休んでいる間の連絡先）を簡潔に伝えましょう。
詳細な部分は、上司から質問があれば答えるかたちで伝えます。
電話をかける前に、伝えることを「メモ」にまとめておくとスムーズ＆簡潔に話すことができるのでオススメです。
ヴィストキャリアでの訓練プログラムでは、実際に電話を使って練習もしました。
実践した後は、それぞれで「次回気をつけたいこと」を整理します。
・スムーズに話せるようにしたい。
・メモ無しで受け答えしたい。
・必要以上に話しすぎてしまうので、簡潔に伝えたい。
みなさんそれぞれの課題を意識しながら2回目の練習に取組まれました。
休み明けの挨拶も大切！
お休み中は、あなたが休んだ分のお仕事を上司や同僚が代わってくれています。
休み明けに、仕事を代わってくれた上司や同僚に「感謝の言葉」を伝えましょう。
「体調不良でお休みをいただきありがとうございます」
「○○の作業、私の代わりにやってもらったとうかがいました。ありがとうございます」
また挨拶の中に、
「おかげさまですっかりよくなりました」
「ゆっくり休ませてもらったので、回復しました」
などの言葉を付け加えると、より丁寧です。
まとめ
働いていく中で必要になる「休むときの電話連絡」。
必要なポイントを確認し、事前に誰かと一緒に練習しておくと、もしもの時にも落ち着いて連絡できそうですね。
ヴィストキャリアでは、利用者さんの要望や課題に合わせた訓練プログラムをご用意しています。
講座の見学・体験は随時募集中です！お気軽にお問い合わせください。
