文字サイズ

【特別講座】ビジネスEメールの書き方を知ろう!

企業内でのコミュニケーション方法は「Eメール」「電話」「対面」など様々あります。
ヴィストキャリア富山中央(就労移行支援事業所)では日ごろの訓練や欠席などの連絡で、
電話や対面でのコミュニケーションをスタッフと一緒に練習していただくことができます。

photo by 写真AC

今回は、日ごろの訓練では取組む機会が少ない「Eメール」について特別講座を開催しました。

Eメールの特徴

まずはコミュニケーション方法のそれぞれの特徴を紹介しました。
「対面」:相手の顔を見ながら話すことができるため、複雑な質問や相談をすることに適している。
「電話」:早く伝えたいなど、緊急性が高い連絡をする時に適している。
「Eメール」:大勢への一斉連絡や資料などのデータ送信が必要な時に適している。

それぞれの特徴を確認した後は「Eメール本文の書き方」についてを説明しました。

photo by 写真AC

Eメール本文の書き方のポイント

書き方のポイントは『簡潔に分かりやすく!』です。

どのような書き方にすると簡潔に分かりやすい文章になるのでしょうか。

・「1通につき1用件」
1通のEメールの中に記載するのは1用件にします。
複数用件がある場合は、別のEメールに分けて伝えましょう。

・「読みやすい文章」
横に長すぎる文章は読みづらいため「1行30字程度」を目安に文章を作成しましょう。
伝えたいことが複数ある場合は「箇条書き」を活用するのも良いでしょう。
また、話題が変わるときは空白行を入れると、より読みやすくなります。

・「結論から先に書く」
「結論は何なのか」「相手に何をしてほしいのか」を最初に書くと、
相手は結論や要望を踏まえて読み進めることができます。

確認しよう!注意点

最後にビジネスEメールの注意点を紹介しました。

・回答が遅れる時も、まずは「返信」!
上司の確認が必要等、回答に時間要する場合は
「社内検討中のため〇月〇日に返答いたします」と、
まずはEメールを読んだことを伝え、いつ返信予定かを連絡しましょう。

・送信前に「アドレス」「宛名」を確認。
「送信ボタン」を押す前に、再度「アドレス」「宛名」を確認しましょう。
送りたい相手でない人にEメールを送ってしまうと情報漏洩につながる可能性があります。

参加された方は、しっかりメモをとりながら参加しておられ、
「とても勉強になった。就職前に知れてよかった」
「普段の生活でもEメールを使用する際には気を付けたい」
などの感想をいただきました。

ヴィストキャリア富山中央では、利用者さんの知りたいことや困りごとを
ワークの内容に取り入れながら訓練をすすめています。

見学・体験も随時募集しています。お気軽にご連絡ください。

ヴィストキャリア富山中央 事業所概要ページ

【参考文献】
『ミス・失敗がこわくなる ビジネス文書』日本能率協会マネジメントセンター:長谷川隆(2017)
『DVDで学ぶ!できる人のビジネスマナー』株式会社西東社:内藤京子(2007)